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Hinweisgebersystem und Verfahrensordnung der Rheinische Post Mediengruppe GmbH und ihrer Konzerngesellschaften (Rheinische Post Mediengruppe)

Warum hat die Rheinische Post Mediengruppe einen Compliance-Ombudsmann bestellt?

Ihre Hinweise helfen uns, Verstößen gegen geltendes Recht oder interne Richtlinien der Rheinische Post Mediengruppe frühzeitig entgegenzuwirken und Schäden von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Dritten und auch der Rheinische Post Mediengruppe abzuwenden. Deshalb hat die Rheinische Post Mediengruppe einen Compliance-Ombudsmann bestellt, an den sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Geschäftspartner sowie Dritte als externen, unabhängigen und unparteiischen Ansprechpartner wenden können, wenn sie Anhaltspunkte dafür haben, dass Verstöße gegen geltendes Recht oder interne Vorschriften der Rheinische Post Mediengruppe vorliegen.

Welche hinweisgebenden Personen werden geschützt?

Jede hinweisgebende Person, die gutgläubig ist, ist dazu berechtigt, Hinweise zu erteilen. Gutgläubige hinweisgebende Personen fallen unter den Schutzbereich dieser Verfahrensordnung. Gutgläubigkeit liegt vor, wenn die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung davon ausgeht, dass die von ihr übermittelten Informationen der Wahrheit entsprechen.

Welche Verstöße sind relevant?

Relevant sind sämtliche Verstöße gegen geltendes Recht, insbesondere aus dem Bereich der Wirtschaftskriminalität oder Verstöße gegen menschenrechtsbezogene und umweltbezogene Pflichten, und zwar insbesondere solche gemäß § 2 Abs. 2 und 3 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes. Aber auch Verstöße gegen interne Vorschriften der Rheinischen Post können gemeldet werden.

Sollten Sie hingegen eine Frage zu Ihrer Bestellung haben, ein Produkt reklamieren wollen, mit unseren Leistungen oder unserem Service unzufrieden sein oder ein anderes Anliegen haben, dann nutzen Sie bitte unsere üblichen Kontaktmöglichkeiten.

Wie erteile ich einen Hinweis?

Bitte teilen Sie dem Compliance-Ombudsmann mit,

  • bei welchem Unternehmen oder Unternehmensteil
  • was
  • wann
  • wo
  • mit welchen Beteiligten

passiert ist.

Ebenfalls interessieren den Compliance-Ombudsmann, welche weiteren – ggf. an den konkreten Vorgängen unbeteiligten – Personen hiervon Kenntnis haben und ob es Unterlagen (z. B. E-Mails, Fotos) hierzu gibt.

Bitte prüfen Sie vor Erteilung des Hinweises sorgfältig, ob die Angaben, die Sie machen, auch inhaltlich zutreffen. Insbesondere dürfen Sie keine Angaben machen, von denen Sie wissen, dass sie falsch sind.

Bitte teilen Sie dem Compliance-Ombudsmann auch mit, wie dieser Sie im Falle von Rückfragen erreichen kann.

Welche Kosten sind mit der Erteilung eines Hinweises verbunden?

Mit der Erteilung eines Hinweises sind für die hinweisgebende Person keine Kosten verbunden.

Wie verhalte ich mich, wenn ich mir nicht sicher bin, ob ein relevanter Verstoß vorliegt?

Sollten Sie sich nicht sicher sein, verwenden Sie bitte Formulierungen wie „Ich glaube…“, „Ich halte es für möglich …

Bei Unsicherheiten in der Darstellung, der Bewertung und/oder der Vorgehensweise können Sie vorher – auch anonym – und kostenfrei mit dem Compliance-Ombudsmann über den Fall sprechen.

Muss ich meine Identität preisgeben, wenn ich einen Hinweis erteile?

Auf Wunsch bleiben die hinweisgebenden Personen anonym. Hinweisgebende Personen können mit dem Compliance-Ombudsmann verabreden, wie dieser sie bei Rückfragen erreichen kann, wenn die hinweisgebenden Personen anonym bleiben möchten. Auch bei einer anonymen Meldung dürfen keine falschen Informationen übermittelt werden.

Wie wird die Identität der hinweisgebenden Person geschützt?

Hinweisgebende Personen können von dem Compliance-Ombudsmann verlangen, dass er ihre Identität schützt und er ihre Identität sowie weitere Informationen, welche Rückschlüsse auf ihre Identität geben, nicht an die Rheinische Post Mediengruppe weitergibt.

Als Rechtsanwalt ist Dr. Johannes Dilling Berufsgeheimnisträger und darf eine ihm bekannte Identität einer hinweisgebenden Person nicht an Dritte weitergeben, ohne sich strafbar zu machen. Herr Dr. Dilling hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um die bei ihm eingehenden Hinweise so zu schützen, dass Dritte hierauf nicht zugreifen können.

Die Informationen, die Herr Dr. Dilling an die Rheinische Post Mediengruppe weitergibt, werden dort ebenfalls vertraulich behandelt und geschützt. Die Personen, die bei der Rheinische Post Mediengruppe für die Bearbeitung der Hinweise zuständig sind, sind von Gesetzes wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet, soweit die Verletzung menschenrechts- und umweltbezogener Pflichten gemeldet wird. Sie werden auch vertraglich dazu verpflichtet, eingehende Hinweise und insbesondere die Identität einer hinweisgebenden Person vertraulich zu behandeln. Darüber hinaus sind die bei der Rheinische Post Mediengruppe für die Bearbeitung der Hinweise zuständigen Personen unabhängig und nicht an Weisungen gebunden. Insbesondere erhalten sie weder von der Unternehmensleitung noch vom Betriebsrat inhaltliche oder verfahrensmäßige Anweisungen bezüglich der Führung eines Verfahrens, etwa zu Art, Umfang des Verfahrens oder zu dessen Beendigung. Die Rheinische Post Mediengruppe stellt organisatorisch sicher, dass nur diejenigen Personen, die für die Bearbeitung der Hinweise zuständig sind, auf die Hinweise und die damit überreichten Unterlagen zugreifen können.

Ohne Einwilligung der hinweisgebenden Person dürfen auch bei der internen Bearbeitung der Hinweise bei der Rheinische Post Mediengruppe die Identität der hinweisgebenden Person sowie Umstände, welche Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person erlauben, nicht weitergegeben werden.

Ist der Schutz der Vertraulichkeit der Identität absolut?

Nein, das ist er nicht.

Zum einen sieht das Hinweisgeberschutzgesetz in § 9 Abs. 2 Ausnahmen von der Vertraulichkeit vor, die es beispielsweise erlauben, die Identität einer hinweisgebenden Person an eine Strafverfolgungsbehörde weiterzugeben, wenn diese dies verlangt. Auf § 9 Abs. 2 HinSchG wird ausdrücklich verwiesen.

Zum anderen genießen nur solche Personen Vertraulichkeitsschutz, die gutgläubig sind, also nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen übermitteln. Eine hinweisgebende Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen übermittelt, muss damit rechnen, dass ihre Identität über ein Auskunftsbegehren der betroffenen Person gemäß Art. 15 Abs. 1 DS-GVO bekannt wird und die betroffene Person Schadensersatzansprüche geltend macht.

Schließlich besteht weder bei Herrn Dr. Dilling noch der Rheinische Post Mediengruppe Beschlagnahmeschutz, d. h. im Falle einer behördlichen Untersuchung dürfen Behörden Unterlagen beschlagnahmen, aus denen die Identität der hinweisgebenden Person hervorgeht.

Hinweisgebenden Personen, die befürchten, dass ihre Identität bekannt wird, wird deshalb dazu geraten, eine Meldung anonym abzugeben. Auch bei einer anonymen Meldung dürfen keine falschen Informationen übermittelt werden.

Sollten Sie sich nicht sicher sein, gilt auch an dieser Stelle: Bitte verwenden Sie Formulierungen wie „Ich glaube …“, „Ich halte es für möglich …“, „Es könnte sein, dass …“

Muss ich berufliche Nachteile befürchten, wenn ich einen Hinweis erteile?

Nein, gegen hinweisgebende Personen gerichtete berufliche Benachteiligungen und Repressalien sind streng verboten. In dem Lieferantenkodex der Rheinische Post Mediengruppe und in den Lieferantenverträgen der Rheinische Post Mediengruppe sind zudem Regelungen enthalten, die es Lieferanten der Rheinische Post Mediengruppe untersagen, Repressalien zu ergreifen, wenn hinweisgebende Personen einen Hinweis erteilen. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben. Vergeltungsmaßnahmen aufgrund von Hinweisen werden nicht toleriert. Hinweisgebende Personen werden ermutigt, es zu melden, sollten sie seitens Mitarbeitenden der Rheinische Post Mediengruppe oder seitens Lieferanten der Rheinische Post Mediengruppe Benachteiligungen und Repressalien ausgesetzt werden, weil sie gutgläubig einen Hinweis erteilt haben. Die Rheinische Post Mediengruppe wird hierauf gegenüber diesen Mitarbeitenden oder Lieferanten in angemessener Weise (z.B. Abmahnung, Durchführung eines Workshops, Forderung einer Wiedergutmachung) reagieren.

Im Rahmen des Meldeverfahrens und auch bei Abschluss des Meldeverfahrens wird der Compliance-Ombudsmann bei den hinweisgebenden Personen abfragen, sollten diese infolge des Hinweises seitens Mitarbeitender oder Lieferanten der Rheinische Post Mediengruppe Repressalien ausgesetzt worden sein.

Auch nach Abschluss des Verfahrens können hinweisgebende Personen dem Compliance-Ombudsmann es melden, sollten sie infolge des Hinweises seitens Mitarbeitender oder Lieferanten der Rheinische Post Mediengruppe Repressalien ausgesetzt sein.

Welche Position hat der Compliance-Ombudsmann?

Der Compliance-Ombudsmann ist keine Schlichtungsstelle für Streitigkeiten. Das Mandatsverhältnis besteht nur zwischen dem Unternehmen und dem Compliance-Ombudsmann. Gleichwohl handelt der Compliance-Ombudsmann unparteiisch und ist nicht an Weisungen der Rheinische Post Mediengruppe gebunden. Der Compliance-Ombudsmann ist als Rechtsanwalt schon von Gesetzes wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Was passiert mit dem Hinweis?

Der Compliance-Ombudsmann gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von 24 Stunden eine Rückmeldung dazu, dass der Hinweis eingegangen ist. Der Compliance-Ombudsmann klärt mit der hinweisgebenden Person den Sachverhalt, welche Erwartungen seitens der hinweisgebenden Person in Bezug auf mögliche Präventions- oder Abhilfemaßnahmen bestehen und prüft, ob der Hinweis in den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt, und zwar insbesondere, ob eine menschenrechts- oder umweltbezogene Pflichtverletzung i.S.v. § 2 Abs. 2 und 3 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes vorliegen könnte.

Sollte aus Sicht des Compliance-Ombudsmannes kein relevanter Verstoß vorliegen, begründet er dies gegenüber der hinweisgebenden Person. Sollte hingegen ein relevanter Verstoß möglich erscheinen, bereitet der Compliance-Ombudsmann den Hinweis auf und gibt diesen vertraulich an die Rechtsabteilung der Rheinische Post Mediengruppe weiter. Die Rechtsabteilung der Rheinische Post Mediengruppe entscheidet, ggf. gemeinsam mit der Unternehmensleitung, wie mit diesem Hinweis umzugehen ist. Sofern hinreichend konkrete Verdachtsmomente für Rechts- oder Richtlinienverstöße vorliegen, werden diese intern untersucht, um ein mögliches Fehlverhalten aufklären und abstellen zu können. Auch dies geschieht in der Regel vertraulich und diskret, um die Interessen der hinweisgebenden Person und der von den Hinweisen betroffenen Personen zu wahren. Spätestens drei Monate nach Erteilung des Hinweises erhält die hinweisgebende Person eine Rückmeldung von dem Compliance-Ombudsmann, ob der gemeldete Verstoß festgestellt werden konnte. Sollte dies der Fall sein, wird dem Verstoß abgeholfen. Dabei werden die Erwartungen der hinweisgebenden Person einbezogen. Die hinweisgebende Person wird ermutigt, es zu melden, sollten ihrer Auffassung nach die getroffenen Abhilfemaßnahmen nicht ausreichen.

Wie erreiche ich den Compliance-Ombudsmann?

Sie können den Compliance-Ombudsmann auf jede denkbare Weise (Telefon, E-Mail, Fax, Post oder über das Hinweisgebersystem www.safewhistle.info) kontaktieren. Der Compliance-Ombudsmann steht auch für persönliche Treffen mit hinweisgebenden Personen zur Verfügung, auf Wunsch auch im Wege einer Bild-Ton-Übertragung. Wenn Sie eine verschlüsselte Kommunikation wünschen, können Sie auch die Messenger-Dienste Signal oder Threema nutzen und darüber den Compliance-Ombudsmann erreichen. Ebenso ist es möglich, über Protonmail dem Compliance-Ombudsmann verschlüsselte E-Mails an folgende Adresse zu schicken:

RADilling@protonmail.com

Die Kontaktdaten des Compliance-Ombudsmanns lauten wie folgt:

Rechtsanwalt Dr. Johannes Dilling

Landgrafenstraße 49

50931 Köln

Telefon: +49 (0) 221 933 107 40

Handy: +40 (0) 163 347 6111

Fax: +49 (0) 221 933 107 42

www.ra-dilling.de

www.safewhistle.info

Threema-ID: 3PX6278J

E-Mail: info@ra-dilling.de; RADilling@protonmail.com

Über das Hinweisgeberportal www.safewhistle.info, die dort hinterlegten Messengerdienste, per E-Mail und auf dem Postweg können hinweisgebende Personen in einer dort hinterlegten Sprache ihrer Wahl Verstöße melden.

Ebenso können hinweisgebende Personen von dem Compliance-Ombudsmann verlangen, dass bei einem persönlichen Treffen mit dem Compliance-Ombudsmann ein besonders zur Vertraulichkeit verpflichteter Dolmetscher teilnimmt, der aus der und in die Landessprache der hinweisgebenden Person übersetzen kann.

Auf besonderen Wunsch einer hinweisgebenden Person stellt die Rheinische Post Mediengruppe im Einzelfall eine Compliance-Ombudsfrau als Ansprechpartnerin. Laut Gesetz können Sie unter bestimmten Umständen einen begründeten Verdacht auf rechtswidriges Verhalten an eine externe Stelle melden. Bitte folgen Sie diesem Link um mehr über die zuständigen Behörden zu erfahren.